Quando falamos de entregas, um dos tópicos mais importantes é o processamento de pedidos. Essa etapa engloba toda a operação que vai desde o preparo até o acompanhamento dos pedidos realizados por clientes de uma empresa.
Nesse post, entenda quais são cada etapa de um processamento de pedidos, a importância de cada uma e como fazer dele um fator de sucesso.
Entenda sobre os principais pontos do processamento de pedidos:
O que é o processamento de pedidos?
O processamento de pedidos engloba um conjunto de atividades necessárias para realizar todo o caminho de levar o produto de uma empresa até o seu cliente. Nesse percurso estão inclusos: a preparação, a transmissão, o recebimento e o acompanhamento dos pedidos.
Por envolver diversos segmentos, o processamento de pedidos é uma etapa importante do processo de logística, pois, sua execução irá refletir diretamente no tempo e no custo de toda a operação.
O maior objetivo do processamento de pedidos é garantir que a entrega seja realizada no menor tempo possível, com o menor custo e sem erros no meio do caminho. Por isso, para haver sucesso nessas etapas, é necessária uma boa gestão e uma estrutura completa.
Outro ponto que torna o processamento de pedidos indispensável, é a relação com o consumidor final. É nesse momento que há um contato direto tanto com clientes atuais quanto os futuros clientes. Por isso, é importante que o atendimento das empresas de logística seja ágil e com canais diretos de comunicações, para uma resolução rápida de quaisquer problemas que possam surgir.
As etapas de um processamento de pedidos
Visando realizar a entrega com o menor tempo e custo possível, o processamento de pedidos é composto por diversas etapas menores interligadas uma com as outras.
Iremos analisar cada uma delas a seguir.
Preparação do pedido
A primeira etapa é a preparação do pedido. Nela se encontra todas as informações iniciais como o produto ou serviço solicitado pelo cliente. Também, é durante a preparação que se verifica a disponibilidade desse produto, como, por exemplo, se ele está em estoque.
Além disso, todas as informações como o crédito, transcrição e faturamento do pedido são realizados aqui.
Nesse momento, a tecnologia é de grande ajuda para a empresa. Seja pelo uso de código de barras ou intercâmbio eletrônico de dados (EDI), é possível garantir maior agilidade na separação do produto, além de maior consistência nos prazos.
Transmissão do pedido
A transmissão do pedido ocorre logo após a preparação. Aqui, é quando ocorre a comunicação entre o setor de vendas e o de logística da empresa. Essa troca de informações pode ocorrer tanto de forma automática (com o auxílio de algum sistema) ou manualmente. Todas as especificações da compra são repassadas para ser iniciada a próxima etapa.
Recebimento do pedido
Após realizada a transmissão, o recebimento do pedido é a etapa em que são realizadas as diversas verificações para garantir a exatidão das informações, os quais são:
- As informações do pedido como quantidade, preço e descrição dos produtos;
- Verificação do crédito do cliente;
- Disponibilidade do que foi encomendado;
- Criação dos documentos de pedidos em carteira ou cancelamento, quando é necessário;
- Realização do faturamento.
Normalmente, essa etapa é feita por sistemas automatizados, garantindo uma maior confiabilidade dos dados e menor custo operacional. Dentre as principais tecnologias utilizadas nessa etapa estão as leituras ópticas e telemetria.
Atendimento do pedido
Aqui, é feita toda a manipulação física do produto que será enviado ao cliente. Preparação da embalagem, programação das entregas e preparação dos documentos são algumas das características que compões esta etapa.
Dependendo da ocasião, é possível que todas as atividades dessa etapa sejam efetuadas de maneira sequencial ou simultaneamente.
Por conta da complexidade na entrega de alguns produtos, é importante que os procedimentos estabelecidos no cronograma sejam seguidos rigorosamente para não haver contratempos que possam atrasar a data da entrega.
Acompanhamento do pedido
Esta é a última atividade do processamento de pedidos. Sua função é garantir que o cliente esteja informado sobre a rota do seu produto, bem como avisá-lo sobre a entrega ou eventuais atrasos.
Apesar dessa etapa não ter influência no tempo de entrega, já que ele já se encontra a caminho, ela ainda é importante, pois é muitas vezes aqui em que o cliente pode entrar em contato para tirar dúvidas sobre a entrega e o prazo dela. Por isso, um atendimento ágil e eficiente nesse momento garante a satisfação do cliente.
Ficou claro como o processamento de pedidos é importante?
Para uma entrega ser efetuada no prazo estipulado, é necessário que toda uma cadeia de etapas seja seguida. Individualmente, cada um desses passos garante que não haja atrasos, falta de comunicação ou erros na geração da documentação necessárias.
Por isso, é importante que uma empresa de logística tenha muito bem mapeado todo o processamento de pedidos, respeitando cada uma dos seus estágios. A tecnologia nesse momento é uma grande aliada, podendo automatizar vários desses processos, reduzindo os custos e os prazos de entrega.
E se você quer diminuir ainda mais os custos do seu e-commerce, dá uma olhada nesse post que fizemos especialmente sobre isso:
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Dúvidas frequentes sobre processamento de pedidos:
Qual é a importância do processamento de pedidos?
O processamento de pedidos é importante para garantir formas de otimizar toda a cadeia logística, garantindo um melhor atendimento ao cliente e menores chances de erros, enquanto reduz seus custos operacionais e o tempo necessário para realizar as entregas dos seus produtos.
Quais são as etapas do processamento de pedidos?
Ao todo são cinco etapas, sendo elas as seguintes: preparação, transmissão, recebimento, atendimento e acompanhamento. Cada uma possui suas próprias especificações e estão interligadas entre elas.
